وضع سيناريو للأزمة والتدريب عليه بمشاركة جميع الأطراف
يوسع الانتشار المتزايد لسلاسل التوريد العالمية من دائرة المخاطر التى تتعرض لها وقت الكوارث وتشمل الآثار المحتملة الضرر المالى مثل الخسارة غير القابلة للاسترداد فى الإيرادات أو الحسابات المستحقة وكذلك الغرامات والعقوبات التعاقدية وانخفاض الأداء التشغيلى، نتيجة انخفاض الإنتاجية أو عدم القدرة على توفير خدمة عملاء فعالة وإعداد التقارير التنظيمية، والخبر السار هو أن هناك خطوات لتحديد المخاطر المحتملة على سلسلة التوريد والتخطيط لانقطاع الأعمال.
وتتمثل الخطوة الأولى فى تطوير نظام لتحليل التأثير لتوفير فهم شامل للعمل وسلسلة التوريد الخاصة بالشركة، مما يمكن المؤسسات من تحديد المخاطر وإجراءات المواجهة المحتملة من خلال تحديد الاستراتيجيات والحلول الأكثر جدوى وفعالية من حيث التكلفة لاستمرارية الأعمال واستعادة القدرة على العمل بعد الكوارث.
استعادة النشاط بقوة بعد الكوارث هى الخطوة التالية فاستناداً إلى نتائج تحليل التأثير يجب وضع تصور عن وحدة الأعمال والموردين والاعتماد المتبادل بين العملاء، كما تتضمن العملية توثيق أهداف وقت استئناف العمل والربط بين تكنولوجيا المعلومات والإجراءات اليدوية عند توقف الأدوات الرقمية عن العمل.
ثالثاً، يجب أن توثق خطة الإنعاش بوضوح من يجب الاتصال به وإلى أين يذهب كل فرد، ومن سيفعل ماذا فى حالة وقوع كارثة.
وتحدد أيضاً الخطة المهام التى يجب اعتبارها ذات أولوية مهمة للغاية، وتضع جدولاً زمنياً لعمليات النسخ الاحتياطى الدورية لجميع الوثائق الإلكترونية والنسخ المطبوعة، والتى يجب تخزينها فى موقع بديل.
ومن الخطوات الأساسية بشكل عام التركيز على إنشاء سلسلة توريد مستقرة ومرنة تناسب حالتى السلم والحرب إن صح التعبير، ويشمل ذلك تنويع الموردين وطرق النقل حيثما أمكن كاستراتيجية فعالة وقت الكوارث مع الوضع فى الاعتبار أيضاً تشكيل فرق موردين بديلة وتحديد الأدوار على المستويين الداخلى والخارجى لتمكين سلسلة التوريد فى حالات الطوارئ.
ويجب التفكير فى أماكن العمل البديلة مثل الوصول عن بعد إلى البيانات والتطبيقات، بالإضافة إلى القدرة على العمل من المنزل أو أى مرفق آخر.
وفى سيناريو الكوارث المحلى أو الإقليمى من الشائع أن تتنافس مع شركات أخرى لنفس الموارد المحدودة مثل الوقود للمولدات الاحتياطية وأجهزة الكمبيوتر البديلة وخدمات إصلاح حالات الطوارئ، والنقل البديل والموظفين المتخصصين ولذلك فمن الأفضل تحديد وتأمين اتفاق على مثل هذه الخدمات ذات الأولوية.
كما يجب تدوين جميع الإجراءات بطريقة تجعل الفرد الذى يمتلك مجموعة المهارات المناسبة، ولكنه ليس بالضرورة به خبرات التجربة اليومية قادراً على فهم المهام الحرجة وتنفيذها.
وأخيراً، تكون الخطة جيدة فقط مثل تنفيذها إذا جرى تطويرها باستمرار والتأكد من أن جميع أعضاء الفريقين الداخلى والخارجى على دراية بأدوارهم ومسئولياتهم.
كما يجب إجراء مراجعة دورية وممارسة اختبارات عملية، والتى يمكن أن تكون فى شكل تمرين على طاولة أو اجراء تجربة شاملة باستخدام سيناريو مكتوب.
ومن المهم فى هذه التدريبات اختبار أكبر عدد ممكن من المكونات وسير العملية للتعرف على: هل خزانات الوقود البديلة للطاقة ممتلئة؟ هل يمكن الوصول إلى البيانات الاحتياطية بسهولة؟ هل الشركاء مستعدون لأدوارهم؟ وغيرها.
