أصدرت الهيئة العامة للاستثمار والمناطق الحرة كتاباً دورياً يتضمن ضوابط استخدام الأنظمة الإلكترونية لعرض بنود اجتماع الجمعية العامة للشركات المساهمة والتصويت عليها، وفقًا لقانون شركات المساهمة وشركات التوصية بالأسهم والشركات ذات المسئولية المحدودة وشركات الشخص الواحد، بغرض التيسير على المستثمرين وسرعة إنجاز التعاملات.
ونص الكتاب الدورى على أن استخدام الأنظمة الإلكترونية أمر جوازى وليس وجوبى، للشركات المُقيدة أسهمها بنظام الإيداع والقيد المركزى، وتتضمن الضوابط الآتية:
– ضرورة أن ينص نظام الشركة الأساسى على استخدام هذه الأنظمة، دون تحديد للنظام الإلكترونى المُستخدم.
– يجوز للشركة استخدام أى من الأنظمة الإلكترونية بعد اعتمادها من الهيئة.
– يجب أن يتضمن النظام الإلكترونى للتصويت ما يُمكّن المساهم من إبداء رأيه فى الموضوعات المعروضة على الجمعية دون أن يلتزم بحضور اجتماعاتها، وذلك خلال الـ5 أيام عمل السابقة على عقد الجمعية العامة.
– تقوم الشركة في نهاية الفترة الزمنية المُحددة للراغبين بالتصويت عن بُعد، بإعداد الملف النهائى لنتائج التصويت للمساهمين الذين قاموا بالتصويت عن بُعد، ويتم تسليم هذا الملف للشركة لاعتماد الأصوات وحسابها ضمن النصاب القانونى فى حضور الجمعية العامة.
– لا يخل نظام التصويت على القرارات عن بُعد بحق المساهم الذى قام بالتصويت عن بُعد فى حضور الجمعية وإعادة التصويت إن رغب فى ذلك، مع إلغاء نتيجة تصويته السابقة.
– استخدام الأنظمة الإلكترونية لعرض بنود اجتماع الجمعية العامة والتصويت عليها عن بُعد، لا يعنى عدم انعقاد اجتماع الجمعية العامة فى المكان المنصوص عليه فى نظام الشركة الأساسى، كما لا ينبغى انعقادها عن طريق وسائل الاتصال المسموعة أو المرئية (الفيديو كونفرانس كول وغيرها)، وإنما هو نظام يُمكن المساهمين من الاطلاع على بنود اجتماع الجمعية العامة والتصويت عليها عن بُعد، وذلك خلال الـ5 أيام عمل السابقة على التاريخ المُحدد لانعقاد الجمعية.
