أصدرت شركة ماكينزى للاستشارات تقريراً عن السيناريوهات والخطط والتكتيكية التى يمكن أن تتبعها الشركات للتعامل مع وباء كورونا، مشددة على ضرورة التحرك السريع للتعامل مع المتغيرات.
وقالت الشركة فى تقريرها، إن معظم المؤسسات ستكون عرضة للتداعيات الاقتصادية الناتجة عن إجراءات ابتعاد الجماهير وعزل الموظفين.
ونصح التقرير الشركات في ظل هذه الظروف والتحديات باتخاذ خطوتين عمليتين يمكن اتخاذهما للمساعدة على البقاء في المقدمة، وهما إطلاق فريق التخطيط المسبق للمضي قدمًا للمرحلة التالية من الأزمة، وتوجيه هذا الفريق للعمل عبر أطر زمنية متعددة، باستخدام 5 أطر زمنية.
أضاف أن فريق التخطيط المسبق سيساعد في النظر إلى ما هو أبعد من الاستجابة للتحديات اليومية التى يقوم بها فريق الأزمات، وذلك بوضع خطة استراتيجية لمواجهة الأزمة قابلة الامتداد والتطوير طبقاً للظروف سريعة التحول لدعم عملية اتخاذ القرارات.
وحددت الشركة وظيفة فريق التخطيط المسبق، فى تقديم سيناريوهات وتوصيات للمدير التنفيذى وفريق الإدارة حتى يتمكنوا من اتخاذ القرارات ولتحديد مسار العمل الصحيح.
ويتم توصيل وإبلاغ القرارات إلى فريق الأزمات أو غيره من فرق المؤسسة ذات الصلة لكي تساعدهم فى تحديد توجهاتهم.
وفي حالة الحاجة الضرورية إلى المزيد من التوضيح يقوم فريق التخطيط المسبق بجولة أخرى لجمع المزيد من المعلومات، للتقليل من نسبة عدم اليقين، والأهم من ذلك، أن هيكلة فريق التخطيط المسبق يركز على وجهات مختلفة تركز كل منها على قضية معينة فى أطر زمنية متعددة.
وفي حال ظهور قضايا وتحديات جديدة مع الوقت فقد تكون هناك حاجة إلى تشكيل وحدات إضافية، وسيؤدى ذلك إلى تمكين الفريق من التوسع بما يتماشى مع حجم الأزمة.
وقالت ماكينزى، إنه بينما قد يشارك أعضاء من مكتب الاستراتيجية فى فريق التخطيط المسبق، إلا أن مسئوليات هذا الفريق بعيدة عن نطاق الوظيفة الاستراتيجية المعتادة.
أضافت أن التخطيط للمستقبل اليوم يتطلب جهدًا مكرسًا لموظفين ذوي إمكانيات ومهارات عالية يكونون قريبين جداً من متخذي القرار وبدوام كامل. والمهمة الأولى للفريق هى تطوير نسخة أولية لاستراتيجية العمل للأزمات باستخدام 5 أطر تساعد على التعامل مع الأزمة.
وشدد التقرير على أن الجوهر هنا هو الوقت (السرعة)، والانتظار للحصول على إجابات مثالية يمكن أن يؤدي إلى نتائج عكسية، والحاجة إلى التعامل مع عدم اليقين بطريقة مباشرة، وسيحتاج فريق التخطيط المسبق إلى تحديث الخطط وتحسينها باستمرار من خلال دمج معلومات استخبارية جديدة كلما أصبحت متاحة، العمل عبر آفاق زمنية متعددة باستخدام الأطر الخمسة.
قال التقرير، إن أفضل الطرق للتعامل مع جائحة كورونا والتعافى اللاحق منها يعتمد على ظروف وطبيعة المؤسسة، وبالنسبة للبعض، مجرد الهدوء والاستمرار سيكون النهج الأمثل. وقد يحتاج البعض الآخر للقيام بإعادة هيكلة جذرية لقواعد التكلفة ونماذج الأعمال على الفور، وفى كلتا الحالتين يجب أن لا يتم الاعتماد على الطريقة التقليدية في العمل التى اعتدنا عليها ولا على عملية التخطيط التقليدي أو التهرب من عدم اليقين أو إحالته إلى تحليل المخاطر.
ويحتاج فريق التخطيط المسبق للعمل من خلال الأطر الخمسة التالية:
1- تحديد رؤية واقعية لنقطة البداية الخاصة بك
2- وضع سيناريوهات متعددة للمستقبل
3- تحديد موقفك والتوجه العام للتحرك
4- تحديد الإجراءات والتحركات الاستراتيجية (المتينة) لهذه السيناريوهات
5- تعيين نقاط الانطلاق (التى تدفع مؤسستك إلى التصرف فى الوقت المناسب)
وقال التقرير، إن فريق التخطيط المسبق يجب أن يتحرك بسرعة، ليعطى الجواب ليوم غد، وبسرعة عالية، وإذا ظهرت قضايا أو فرص جديدة، أضف وحدات أخرى لفريق التخطيط المسبق؛ لا تتباطأ، سوف تحدد الأسابيع والأشهر القليلة المقبلة مستقبل مؤسستك وشكلها بل وربما مستقبل وشكل القطاع الذى تعمل به.
