تتكون كل مؤسسة من نظام إداري مكون من رئيس المؤسسة ومجموعة مستشارين وأقسام متعددة تتبع هذا المدير كالموارد البشرية والمالية والنظم المعلومات وخدمة الجمهور والإنتاج والجودة والقسم الهندسي وقسم التصميم وقسم الصيانة وقسم التخطيط وقسم العلاقات العامة وغيرها العديد من الأقسام، ويتبع كل قسم من هذه الأقسام عدد معين من الموظفين الذين يقومون بأعمال أقسامهم، فالمدير الناجح هو من يستطيع معرفة كل صغيرة وكبيرة في عمله، وهو أيضاً من يستطيع إقامة جسور مودة وتواصل بينه وبين الموظفين في الأقسام المختلفة. ولكن كلما كبرت المؤسسة كلما تشعبت مسؤولياتها وزادت أعداد من يعملون بها من موظفين وعمال وإداريين على كافة المستويات والأصعدة، من هنا نشأت الحاجة لوضع نظام يلزم المؤسسات المختلفة والتي تطبق هذا النظام بتطبيق معايير وأسس محددة لضمان جودة الخدمات والمنتجات التي تقدمها للمستهلك والناس، بحيث يشرف على تطبيق هذه الأسس والقواعد قسم ضبط الجودة في المؤسسة بالإضافة إلى مؤسسة خارجية مانحة لشهادة الجودة، تشرف على عمل هذه المؤسسات من الخارج ويكون لها ارتباط وثيق مع قسم الجودة المعني بتطبيق هذه المعايير من داخل المؤسسة، فتضمن بذلك المؤسسة جودة متميزة تؤهلها للحصول على الشهادة، وبالتالي فهي تكتسب سمعة متميزة ومصداقية تضاف إلى رصيدها عند الإعلان عن نيلها لهذه الشهادة ووضع الشعار على منتجاتها المختلفة. من أشهر شهادات الجودة العالمية ما يعرف بشهادة الأيزو.
يصدر نظام الأيزو عالمياً عن المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس، بهدف التحسين المستمر للإنتاج، وضبط جودة الخدمات والمنتجات التي تقدمها الشركات التي تطلب الحصول على شهادة الأيزو هذه، ومن ضمن المعايير التي تعتمدها الجهات الفاحصة لعمل هذه الشركات والمؤسسات الاطلاع على كافة الإجراءات التي تدور في الشركة وفي كافة الأقسام، ومتابعة جميع العمليات في هذه المؤسسة وحفظ سجلات تفصيلية عن كل عملية، ولا يقف الأمر عند هذا الحد بل يتعداه إلى متابعة الأخطاء ومحاولة تصحيحها وفحص العيوب ومحاولة اكتشاف مصادر الخلل، بالإضافة إلى سعيه المستمر والدائم لتحسين بيئة العمل والعمليات المنوطة بأقسام الشركة أو المؤسسة المختلفة.
لا يخفى على الجميع أهمية تحسين جودة المخرجات من المؤسسة أياً كان نوعها، لأن ذلك سينعكس قطعاً على أداء الموظفين لأن تحسين المخرجات من شأنه زيادة الإيرادات، وإذا كانت إدارة المؤسسة إدارة واعية مسؤولة فإنها ستربط مباشرة زيادة الإيرادات بتحسين أوضاع الموظفين المعيشية، وبالتالي سيزداد ارتباط هؤلاء الموظفين بهذه المؤسسة، إضافة إلى قدرة المؤسسة على المنافسة على كافة الأصعدة سواء الداخلية أو الخارجية.
