كيف تضع حدا لفوضى الاجتماعات في العمل ؟

يعرب البعض عن قلقه من أن المحادثات والمناقشات في بيئة العمل يمكنها أن تتحول إلى أحاديث غير مثمرة بالمرة. وفي النهاية، قد تشعر أنه ليست هناك نتيجة واضحة لها. فماذا يمكن أن نفعل لنجعل مثل هذه المناقشات الحضارية مثمرة وأكثر فائدة؟

كتبت مقالا منذ فترة قريبة حول أسباب عدم نجاح فكرة مسايرة الأمور بشكل سلبي في بيئة العمل ، وأهمية الدخول في محادثات ومناقشات مفعمة بالحيوية للاستفادة من العديد من التعليقات والاستفسارات الرائعة.
لكن البعض أعرب عن قلقه من أن مثل هذه المناقشات في بيئة العمل قد تنقلب إلى أحاديث لا طائل منها. والسؤال الآن هو: كيف يمكن أن نتغلب على فوضى الاجتماعات في بيئة العمل؟
قبل سنين عديدة، كنت أتحدث مع زميل لي بعد خروجنا من أحد الاجتماعات، وقد أدركت عندها أن كلانا قد ترك الاجتماع ولديه أفكار مختلفة تماما عما طرح في ذلك الاجتماع، وبالتالي عما سيحدث فيما بعد.
هذا ما يجعل الاجتماعات تمر دون جدوى، وهو أمر يحدث أكثر بكثير مما نعتقد. إن لم نعرف ما سيجري لاحقاً، سنكون قد أضعنا وقت الجميع، وعلى الأرجح سينتهي بنا الأمر بترتيب اجتماع آخر. وستغمرنا بعدها أعدادٌ لا تنتهي من الرسائل الإلكترونية في محاولة لإيجاد مخرج ما.
وقد راودتني فكرة أضواء إشارة المرور: “الضوء الأخضر، والضوء الأحمر، والضوء الأصفر” بعد ذلك الاجتماع سالف الذكر.
واستعمل هذه الفكرة الآن بعد كل اجتماع أديره تقريبا. الفكرة واضحة، وتضمن لكل شخص أن يدرك ما سيحدث، ومن الذي سيتأكد من تنفيذ ما نتفق عليه.
كما أنها فكرة شاملة إلى حد ما، فقد استعملتها في اجتماعات كثيرة حضرتها في أماكن مختلفة من العالم، وفي مجالات متنوعة، والكل بالتأكيد يعرف شكل إشارات المرور.
كيف تعمل؟
سنعرض هنا كيفية عمل هذه الفكرة: عندما تُثار قضية أو نقطة ما للنقاش على طاولة الاجتماع، ونبحثها بإسهاب، وعندما يبدو لنا أننا طرحنا كل ما لدينا، وأننا انتهينا من المناقشات، نقوم بتصنيف تلك النقطة أو ذلك الموضوع الذي كان محور النقاش من خلال إعطائه ضوءا محددا: أخضر، أو أحمر أو أصفر.
الضوء الأخضر: ويعني أنه يمكن للموضوع أن يمر بعد الاتفاق بشأنه. ربما تكون هناك حاجة لبعض التعديلات؛ إلا أن المسار واضح بالنسبة لذلك المقترح لكي يُدرج في قائمة المهام المطلوب تنفيذها.
ندوِّن ذلك القرار في محضر اجتماعنا، كما يتم أيضاً تحديد اسم الشخص المسؤول عن تفعيل ذلك القرار. ثم نسجل الجدول الزمني لمتابعة ذلك الموضوع، وبعد ذلك ننتقل إلى النقطة التالية في جدول الاجتماع.
الضوء الأحمر: ويعني أن الجواب هو الرفض، وأن الأمر محسوم. فبعد أن ناقشنا الأمر من كل جوانبه، وكان إجماع الآراء هو عدم المضي قُدُماً في ذلك الموضوع، سواء الآن أو في أي وقت بعد ذلك، ندوِّن ذلك القرار، وننتقل إلى النقطة التالية في جدول الاجتماع.
الضوء الأصفر: ويعني أن الإجابة هنا معقدة نوعاً ما، ولم تحسم بعد. وأنصح هنا بضرورة مراجعة الموضوع المقترح، وإعادة تقديمه مرة أخرى.
قد يعني هذا أننا نؤيد الموضوع عموماً، لكن المقترح يحتاج إلى إعادة صياغة، أو توضيح ما، أو تعديل بشكل أو بأخر.
كما أنه قد يعني أن هناك حاجة إلى مزيد من البحث للموافقة عليه، فعلى سبيل المثال، يمكن أن نطبق ذلك على فكرة اختبار رد فعل السوق تجاه منتج جديد، أو خدمة جديدة.
وعادة ما تعني متابعة موضوع ما أنه يحتاج إلى أن يقدم كمقترح مرة أخرى بعد إدخال التعديلات المطلوبة عليه، أو أن يؤجل النظر فيه مع تحديد وقت زمني ليعاد إلى جدول الأعمال.
في البيت أيضا؟
وينبغي لمحضر الاجتماع أن يعكس ما اقترحناه خلاله، وأن يحدد الشخص المكلف بالمتابعة، مع تحديد تاريخ إعادة عرض المقترح لمناقشته في اجتماع محدد.
إن هذه الطريقة لا تنجح فقط في غرف مجالس الإدارة، ولجان الخبراء، بل إنها تنجح أيضا عند تنظيم الأمور العائلية.
تعلمون جيداً ما يحدث عندما يحاول جميع افراد الأسرة في المنزل أن ينظّموا مواعيدهم، وأن يخططوا لقضاء عطلاتهم وإجازاتهم، أو يقرروا من يذهب إلى أين، وفي أي وقت، ومع من.
أعتقد أن هذه الطريقة تحقق توازنا وتمكننا من الاستفادة من المناقشات وأشكال الجدال القيّمة خلال فترات الاختلاف، مع ضمان نتيجة يرضى بها الجميع، وفي نفس الوقت تحديد الشخص المسؤول عن التنفيذ.
بهذا الشكل، لا يترك أحد اجتماعاً دون التأكد مما جرى الاتفاق عليه، أو معرفة من المسؤول عن تنفيذ الأمور التي اتفق عليها.
وكالات