في الوقت الذي تكثر فيه الإعلانات عن وظائف جديدة، فإنك بعد البحث بينها عما يناسبك، تبدأ بإرسال معلوماتك على شكل سيرة ذاتية، مرفقة بــ “رسالة تغطية “تمهيدية. ومن أفضل أنواع هذه الرسائل هي تلك المصممة حسب المنصب الوظيفي. لكن قد يبدو من الصعب تصميم رسالة تغطية تناسب جميع الطلبات والمناصب الوظيفية. لذلك يمكن كتابة فحوى الرسالة مسبقاً، على شكل نموذج يناسب العديد من الأدوار والمهام الوظيفية.
ومن أجل تصميم نموذج رسالة تغطية مميز، يمكنك الرجوع إليها في جميع الأوقات والظروف، اتبع الخطوات التالية:
1. صمم نموذج رسالة تغطية للأعمال:
تعرض رسالة التغطية أسلوب كتابتك، لاسيما الأسلوب الخاص بالأعمال. لهذا، تأكد من شمول جميع العناصر السليمة لكتابة رسائل الأعمال، مثل اسمك وعنوانك ولقبك الوظيفي واسم الشركة وعنوانها والتاريخ. بالإضافة إلى تقديم التحية، وتقسيم محتوى الرسالة إلى 4 فقرات، وغير ذلك من العناصر المهمة لأي رسالة.
ومن خلال احتفاظك بنموذج يحتوي كل هذه العناصر، سيسهل عليك تصميم رسالة تغطية جديدة في أي لحظة.
2. أنشئ الفقرة الأولى من خلال العناصر التالية:
من المهم جداً تقديم نفسك أولاً. وعليك أيضاً تحديد المنصب الوظيفي الذي ترشح نفسك لشغله، واستخدامه كما هو معلن عنه، وتذكر رقم هذا الوصف إن وجد. بالإضافة إلى أنه عليك تذكر من أين وكيف سمعت عن الوظيفة. ولا تنسَ أن ذكر اسم الموظف كمصدر لك، يعد طريقة رائعة للحصول على اهتمام الجهة المشرفة على عملية التوظيف.
كذلك خصص جزءاً من الفقرة لتلخيص السبب الذي سيدفع صاحب العمل ليكون مهتماً بتوظيفك، بعد شرحه بشكل تفصيلي لاحقاً في الفقرتين المقبلتين.
3. حدّد مقدمة الرسالة:
قبل أن تنتقل إلى الفقرات الوسطى الرئيسة، عليك أن تكون على علم بأن الطريقة والكيفية التي تقوم بها بالتعريف وتقديم نفسك، تعد إحدى المكونات الأساسية لبنية رسالة التغطية الخاصة بك. ومثال ذلك: يهتم القائمون على عملية التوظيف بالمؤهلات العلمية، ومعنى هذا أن عليك البدء بذكر مؤهلاتك العلمية الجديرة بالذكر، أثناء كتابة الرسالة. وفي حال كانت تتطلب الوظيفة ذكر الخبرات العملية، يمكنك عندئذ البدء بسرد خبراتك في مجال الوظيفة المطلوبة.
4. ضع النقطتين الرئيستين اللتين تريد التركيز عليهما في الفقرتين الثانية والثالثة:
إن الجزء الأساسي من رسالة التغطية ستكون في الفقرتين الثانية والثالثة، ومن خلالهما عليك التركيز على ذكر السبب الرئيس الذي سيدفع صاحب العمل لاختيارك ومقابلتك. وهذا من خلال ذكر أفضل خبراتك ومؤهلاتك، من دون سرد سيرتك الذاتية على نحو غير منظم.
ويتم عمل ذلك باتباع الأساليب التالية:
1. اسرد خبراتك داخل وخارج أماكن العمل: ركز في فقرة على تجاربك المهنية (داخل مكان العمل)، من خلال الحديث عن وظيفتك الحالية: المشاريع التي عملت عليها، وخبرتك المعرفية في مجال أو قطاع العمل. ركز أيضاً على الخبرة الأكاديمية أو خدمة المجتمع (خارج مكان العمل).
2. اذكر مهاراتك المهنية والشخصية: يمكنك اعتماد أسلوب آخر يقوم على سرد مهاراتك الشخصية والمهنية، وتوزيعها على شكل فقرات تحتوي كل منها على تجربة مهنية وأكاديمية وتطوعية. وفي الوقت نفسه يمكن التركز على المهارات التقنية والتحليلية أو الخبرة في موضوع معين، فضلاً عن مهارات الاتصال، وبناء العلاقات والقدرة على القيادة والإدارة.
3. القصص المختلفة: في حال كنت مسؤولاً عن مهمتين مختلفتين أو مشروعين تظهر من خلالهما مهاراتك وخبراتك المحددة، فمن الجيد كتابة فقرة مخصصة عن كل مهمة أو مشروع، فهذه الأمثلة الواقعية والمختلفة إلى حد ما، يمكن لها أن تظهر مدى قدرتك على الإنتاج في بيئات عمل مختلفة، وتبرز مهاراتك المتنوعة.
5. حديد تفاصيل معينة لدعم النقاط التي تم التركيز عليها:
بمجرد انتهائك من تطبيق الخطوة السابقة، استعرض سيرتك الذاتية، واختر المهام الوظيفية والمشاريع والخبرات والمهارات والإنجازات التي تريد ذكرها، إذ تعد رسالة التغطية وثيقة أقوى بكثير من السيرة الذاتية، لاسيما أنها توفر لصاحب العمل المرتقب المعلومات التي يريد معرفتها عنك.
6. أنشئ خاتمة الرسالة في الفقرة الـ4:
لخّص سبب حاجة صاحب العمل إلى مقابلتك. وهذا من خلال تلخيص خبراتك ومهاراتك بعد ذكرها في الفقرة الـ2 والـ3 على نحو تفصيلي. بعد ذلك قدّم شكرك لصاحب العمل، وادعه في نهايتة الرسالة إلى المبادرة للاتصال بك. ولا تنسَ ذكر هاتفك وبريدك الإلكتروني.
7. أنشئ رسالة التغطية العامة، بحيث تناسب وصفك الوظيفي:
بعد الانتهاء من تصميم وإنشاء رسالة التغطية الخاصة بك، بقيت عليك الخطوة الأخيرة، وهي مقارنة نموذج الرسالة العام مع الوصف الوظيفي المطلوب، والاستفادة من الكلمات الموجودة في الوصف الوظيفي لاستخدامها في رسالة التغطية.
واعلم أن الفائدة من وراء رسالة التغطية لا تعود على صاحب العمل الذي سيقرأها فقط، بل هي مهمة لك أيضاً، فهي تجعل منك مرشحاً أقوى للوظيفة، مما سيدفع صاحب العمل إلى مقابلتك.
ينشر بالاتفاق مع فوربس الشرق الاوسط
