أعلن البنك العربي الأفريقي الدولي اختيار شركة زيروكس لتقوم بخدمات الأرشفة الإلكترونية وإدارة المستندات (Document Transaction Processing Services) DTPSنظراً لما تتمتع به شركة زيروكس من خبرة واسعة في حلول إدارة المستندات، حيث تقوم شركة زيروكس من خلال خدماتها المتطورة بمسح 50 مليون ورقة لدي البنك وأرشفتها إلكترونياً ثم حفظها علي مايكرو فيلم لضمان أمن المستندات. وذلك حرصاً من البنك علي رفع كفاءة أرشيف السادس من أكتوبر، حيث كانت تتم عمليات الأرشفة ورقيًاً، ليكون علي نفس المستوي التقني لفروع وإدارات البنك الأخرى مما يساعد البنك علي تلبية احتياجات العملاء بسهولة وسرعة وكفاءة.
ومن خلال العمل عن قرب مع فريق البنك العربي الأفريقي الدولي، تمكن فريق زيروكس من تقييم عمليات الأرشفة التي كان يقوم بها البنك واستطاع أن يحدد التحديات التي كانت تواجه البنك. فقد كانت واحدة من أهم مشاكل البنك هي إهدار مساحات كبيرة تستخدم في تخزين الأوراق مما كان يكبد البنك نفقات باهظة. كما كان البنك يعاني من تكدس شديد في المستندات الورقية و صعوبة الوصول للمستندات القديمة واستهلاك أوقات طويلة في البحث عن المستندات مما كان يؤثر علي كفاءة إنتاجية الموظفين. كل هذه التحديات دفعت إدارة البنك إلي الاستعانة بخدمات زيروكس للتغلب علي هذه الصعاب لزيادة كفاءة البنك، وتوفير المساحة والوقت والجهد و زيادة كفاءة تأمين المستندات.
ولتحقيق تلك الأهداف، قام فريق زيروكس بتطبيق خدمات الأرشفة الإلكترونية وإدارة المستندات بالكامل بأرشيف السادس من أكتـــوبر ليكــون مقــر الأرشيف الألكترونى بعد أن قام البنك بتجهيز المبنى. بالإضافة إلي ذلك، فقد قام فريق البنك بإعادة ترتيب وتجهيز مقرين آخرين للأرشفة الالكترونية بالعاشر من رمضان وبرج العرب لتأهيلهم للعمل بالنظام الجديد. ومن خلال خدمات DTPS استطاع البنك أن يوفر 18000جنيه شهرياً من خلال إعدام المستندات الغير مرغوب فيها وأرشفة المستندات المطلوب الإبقاء عليها إلكترونياً حتي وصلت حصيلة ماتم بيعه من الورق المفروم والكرتون المستهلك حوالى 32000 جنيه في الشهور الأولي للمشروع. علاوة علي ذلك، فقد تم توفير ملاين الجنيهات نتيجة لإخلاء حوالي 700م2 من الشقق التي كانت تستخدم سابقاً في تخزين المستندات ورقياً وقام البنك بالاستفادة منها لإدارات البنك.
وقال نصر حسين، مساعد العضو المنتدب بالبنك قائلاً: “لأكثر من خمسين عاماً ونحن في البنك العربي الأفريقي الدولي نحاول أن نقدم لعملائنا أفضل الخدمات المصرفية وهذا ما دفعنا لاختيار شركة زيروكس الرائدة في مجال خدمات وإدارة المستندات لتقوم بأرشفة جميع مستندات البنك الكترونياً لتساعدنا في تلبية احتياجات عملائنا و زيادة سرعة البحث عن المستندات وتأمينها بالإضافة إلي تجنب فقدان المستندات أو وجود مستندات زائدة عن الحاجة.” وأضاف: “لقد تمكننا بمعاونة فريق زيروكس من مسح وأرشفة 600000 مستند في أول شهرفقط من تطبيق الخدمة وهو ما اعتبره البنك إنجازاً نتطلع إلي استكماله.”
وقال أشرف العرمان، مدير عام شركة زيروكس مصر قائلاً: “تفخر شركة زيروكس مصر باختيارها من قبل البنك العربي الأفريقي الدولي لتقوم بتقديم خدمات DTPS من أجل تطوير عمليات الأرشفة بالبنك وتيسير سير العمل به. فخدمات الأرشفة الالكترونية وإدارة المستندات المقدمة من زيروكس تلعب دوراً هاماً في تطوير أعمال المؤسسات خاصة التي تتعامل مع كميات كبيرة من المستندات مثل البنوك.”
الجدير بالذكر أن هذا يعد التعاون الثالث بين شركة زيروكس والبنك العربي الأفريقي الدولي حيث سبق وأن تعاونوا من قبل من خلال أجهزة و منتجات زيروكس المتطورة الا أن هذا التعاون يعتبر الأول من حيث الاستعانة بخدمات زيروكس، وهناك خطة طموحة تمتد إلي خمس سنوات قادمة لتطبيق خدماتDTPS لكل مستندات البنك.
